روش اول: دلایل اصلی اتلاف وقت را شناسایی کنید
1- به تقویم سال گذشته‌ی خود نگاه دقیقی بیندازید. به تمام کنفرانسها، سخنرانی‌ها، قرارهای ملاقات، جلسات و مذاکراتی که در انتها، با وجود صرف کردن اوقات بسیار زیادی روی آن‌ها، متوجه شدید که نتیجه‌ای جز اتلاف وقت را برای شما به ارمغان نیاورده‌اند. تعهد بدهید، کنار بکشید یا هر کاری را که فکر می‌کنید برای جلوگیری از این اتلاف وقت‌ها لازم است انجام دهید.
- اگر شغل شما به‌طور حتمی شامل حضور یافتن در این مکان‌ها است، پس سعی کنید در حین حضور داشتن در آن کنفرانسها، به کار خود برسید.
- اگر حس می‌کنید که باید نماینده‌ای از سمت شرکت شما در این جلسات حضور پیدا کند، پس شخص دیگری را به جای خودتان برای حضور یابی در آن‌ها بفرستید.
2- زمان پاسخگویی به ایمیلهایتان را محدود کرده یا کاهش دهید. برخی از کارمندان هر روزه حدود یک ساعت را صرف پاسخگویی به ایمیل و پیامک‌هایشان می‌کنند. هر بار که یک کارمند ایمیل خودش را باز می‌کند، می‌خواند و اقدام به جواب دادن می‌کند، در حدود پنج دقیقه از وقت وی تلف می‌شود.
- از تمام فضاهای مجازی و یا این‌چنینی که برای کارتان ضرورتی ندارند خارج شوید.
- درصد فیلترینگ صندوق دریافتی ایمیل‌های خود را بالا ببرید تا فقط ایمیل‌های مهم را دریافت کرده و به شما نشان دهد.
- ایمیل کمتری بفرستید یا به ایمیل‌های کمتری پاسخ دهید تا نهایتاً، ایمیل‌های اضافی کمتری نیز برای شما ارسال شود. همیشه لازم نیست تا پاسخ مفصلی به تمام ایمیل‌ها ارسال کنید. گاهی مواقع گفتن یک متشکرم ساده می‌تواند وقت شما را ذخیره کرده و به اصل مکالمه‌تان آسیبی نزند. سپس، بعد از اتمام زمان کاری، می‌توانید به آن ایمیل پاسخ کامل دهید.
- تمام هشدارها و اعلانات بصری و صوتی ایمیل خود را خاموش کنید، مگر اینکه شغل شما پاسخگویی به ایمیل‌های شرکت یا یک شخص خاص باشد. سعی کنید تا فقط و فقط در زمان‌های استراحت تعیین شده به پاسخگویی ایمیل‌ها بپردازید و یادتان باشد که لزومی ندارد تا به محض دریافت یک ایمیل به سوی آن هجوم ببرید.
- همچنین، شما می‌توانید فاصله‌ی زمانی دریافت و نشان دادن هر ایمیل را در صندوق دریافتی خود افزایش دهید. مثلاً این فاصله را از هر 5 دقیقه به هر 30 دقیقه تغییر دهید تا حداقل 80 مورد از توقفات و مزاحمات کاری را از بین ببرید.
- سعی کنید پیام‌ها و ایمیل‌های اضافی را به محض دریافت حذف کنید. وقتی صندوق دریافتی خود را سازماندهی‌شده نگه دارید، می‌توانید به ذخیره‌ی زمان خود کمک کنید.
3- برای هر برنامه‌ی کاری (اعم از جلسه، کنفرانس یا مذاکره) یک زمان شروع و پایان مشخص تعیین کنید؛ به‌طوری که قادر باشید تا تمام بحث‌های ضروری را به خوبی پوشش دهید. به هیچ وجه از مسیر اصلی بحث و جلسه منحرف نشوید تا بتوانید در طی زمان تعیین شده، تمام مسائل ضروری را پوشش دهید. اگر احیاناً بحث‌های بیشتر و ضروری‌تری پیش آمد، می‌توانید زمان تعیین شده را افزایش دهید.
روش دوم: زمان‌های هدر رفته را بازیابی کنید
1- زمان گپ زدن یا چت کردن با همکاران خود را محدود کنید.
- اگر احیاناً به دام چت کردن با یک همکار افتادید، به او بگویید که زمان بسیار کمی دارید و باید سر کارتان برگردید. حتماً در مسیر برنامه‌ی کاری اصلی‌تان بمانید و در زمان خوردن ناهار، قهوه یا اوقات استراحت یا حتی بعد از اتمام کار می‌توانید این بحث را به اتمام برسانید.
- از مداخله در بحث‌های غیبتی و یا شایعه‌ها و یا هر چیزی که حواس شما را پرت کرده و هیچ ربطی به کار اصلی‌تان ندارد، شدیداً خودداری کنید.
2- فهرست صادقانه‌ای از کارهای شخصی که در طول زمان یا روز کاری انجام می‌دهید، ترتیب دهید. ممکن است بعضی از این کارها حتی به چشم نیایند، چراکه حالا و در این روز، تبدیل به عادتی روزانه برای شما شده‌اند. اگر قادر به حذف کردن عادتی خاص هستید، از انجامش دریغ نکنید و این‌چنین است که از حجم زمان اضافه شده به روز کاری‌تان شگفت‌زده خواهید شد. کارمندان به‌طور میانگین، یک سری از کارهای شخصی را در اوقات کاری جایگزین وظایف اصلی‌شان می‌کنند:
- گشتن در اینترنت برای مصرف شخصی
- پرداختن به بازی‌های کامپیوتری و ویدئویی
- گرفتن تماس‌های شخصی
- پرداختن به کارهای شخصی
- پرداختن به وظایف و کارهای شخصی، با استفاده از وسایل شرکتی (بدون اجازه)
3- تا حد ممکن، سعی کنید که زودتر از موعد به محل کارتان برسید و سعی کنید تا زمانی که وقت کاری‌تان کاملاً تمام نشده، دست از کار نکشید؛ توقف و استراحت، فقط در زمان‌های تعیین شده مجاز است.
- ثابت شده که هر فرد در پایان و آغاز روز کاری خویش، حداقل 15 تا 30 دقیقه را صرف آماده‌سازی جسمانی و ذهنی خویش برای انجام کار می‌کند. سطح بازدهی شما و انجام وظیفه‌تان، در حقیقت از زمانی شروع می‌شود که به انجام کار مشغول می‌شوید و زمانی تمام می‌شود که برای رفتن به خانه آماده می‌شوید.
- زودتر از موعد در محل کارتان حاضر شوید تا قبل از زمان اصلی، قادر باشید برای شروع کار آماده شوید.
- از زمان عبور و مرور خود برای آماده‌سازی ذهنی خود استفاده کنید. وقتی‌که در راه رسیدن به محل کارتان هستید، خودتان را در حالی تصور کنید که روزتان را آغاز کرده، به سمت تقویم می‌روید و برنامه‌ی روزانه‌تان را مرور کرده و سپس شروع به کار می‌کنید. در راه رسیدن به خانه سعی کنید از افکار محل کارتان خلاص شده و فقط راجع به خانواده، زمان استراحت یا برنامه‌های عصرتان فکر کنید.
روش سوم: مهارتهای مدیریت زمان خود را پرورش دهید
1- سعی کنید برنامه‌ی کاری خود را از طریق یک تقویم دیواری یا رومیزی، یا حتی یک برنامه‌ی منظم ملاقاتی سازمان‌دهی کنید؛ و یا اگر راه دیگری به ذهن‌تان می‌رسد که می‌تواند وقت‌تان را به بهترین نحو مدیریت کند، از آن دریغ نکنید. این روش‌ها می‌توانند شامل اپلیکیشنهای تلفن همراه یا نرم‌افزارهای کامپیوتری باشند.
2- کارهایتان را اولویت‌بندی کنید تا مطمئن شوید که مهم‌ترین کارهایتان در هر روز، حتماً به مرحله‌ی انجام و اتمام می‌رسند.می‌توانید از روش هایلایت یا رنگی کردن کارهای مهم‌تان استفاده کنید، یا از راه‌های دیگری برای شناسایی برنامه‌ی کاری خود بهره ببرید.
3- آن دسته از کارها یا وظایفی را که فکر می‌کنید، مثل بازی مار و پله شما را به ابتدای بازی می‌فرستند، از برنامه‌ی کاری خود حذف کنید. این نوع وظایف شامل کارهایی می‌شوند که بسیار ناچیز، بی‌فایده یا غیرضروری هستند. تصمیم بگیرید که کدام یک از کارهای شما واقعاً نیازی به انجام یا ارزش وقت و انرژی شما را ندارند؛ سپس آن‌ها را حذف کرده و یا به فرد دیگری واگذار کنید.
4- از کمال‌گرایی پرهیز کنید. کمال‌گرایی و معطوف کردن توجه بسیار زیاد به تمام جزئیات و اطلاعات ریز و درشت در وظایف ساده، می‌تواند بخش عظیمی از وقت شما را بگیرد و هدر دهد. برخی اطلاعات را بدون بررسی کردن رها کنید، کمال‌گرایی در برخی از اوقات می‌تواند راهی برای به تعویق انداختن یا فرار کردن از کار باشد.
5- چگونه از طفره رفتن از کار خودداری کنیم؟ شما می‌توانید به‌راحتی، کارهای بزرگ را به دسته‌ای از کارهای کوچک‌تر تقسیم کنید.برنامه‌ی کاری خود را هر روزه، به محدوده‌های زمانی کوچک‌تر تقسیم کنید تا بتوانید هر روز چندین قدم در راستای آن وظیفه‌ی خاص برداشته و نهایتاً آن را تکمیل کنید.
منبع: چطورپدیا