1- لوازم مورد نیاز را تهیه کنید
- یک دفترچه با کاغذ رنگ روشن مربع شکل که در حاشیه آن چهار سوراخ پانچ شده است
- یک کلاسور برای ذخیره فایل‌های هفتگی (در واقع 8 روز)
- یک خودکارمشکی
- مداد شمعی قرمز یا آبی
2- یک روش مخصوص خود ایجاد کنید
هدف از آیکون های به کار رفته در تصویر بالا، ارائه اطلاعات صریح در نگاه اول است. می توانید از اطلاعات این تصویر استفاده کنید یا آیکون‌های مختص خودتان را ایجاد کنید.
3- کارها را به روش خود انجام دهید
لزوماً نیازی نیست که از الگوی دیگران استفاده کنید. منابع، کلمات اختصاری، نشانه‌ها و کلمات کد شده‌ای را به کار ببرید که با آنها آشنا هستید.
چرا از برگه‌های کلاسور رنگ روشن استفاده می‌کنیم؟
- کاغذهای رنگی را به این خاطر انتخاب می‌کنیم که به‌راحتی در میان مقالات و اشیاء دیگر قابل تشخیص باشند. این برگه‌ها را می‌توان در کلاسور قرار داد و اطلاعاتی درباره افراد و چیزهایی که برای شما مهم هستند را به شما می‌دهد.
- به این ترتیب، به دلیل اینکه برگه‌ها درون کلاسور قرار می‌گیرند پس ریسک از دست رفتن یا گم شدن اطلاعات وجود ندارد. در صورت نیاز به حفظ حریم خصوصی، می‌توانید رمزگذاری انجام داده و اطلاعات را با رمزهای مخصوص خودتان یادداشت نمایید.
- اگر کار خاصی را در یک روز معین باید انجام دهید، می‌توانید به آن روز فضای بیشتری اختصاص دهید و به این ترتیب، برنامه هفتگی شما روزهای کمتری را پوشش می‌دهد. اگر این کار را تا به حال انجام نداده‌اید، مشکلی نیست، می‌توانید این تغییر را بر روی برنامه هفتگی بعدی انجام بدهید.
4- برگه خود را به صورتی که در تصویر نشان داده شده، تا بزنید
5- و حالا شروع کنید!
6- سوراخ‌های برگه را در سمت چپ خود قرار دهید
7- شروع به نوشتن روزهای هفته و تاریخ در گوشه بالا سمت چپ هر مستطیل کنید
تقویمی در مقابل خود داشته باشید تا از اشتباهات اجتناب کنید.
8- به تاریخ شروع توجه داشته باشید
به این ترتیب برنامه‌های هفتگی که در کلاسور قرار داده‌اید، پشت سر هم قرار خواهند گرفت.
9- آیتم‌های مربوط به روز و موارد بعدی را برای 8 روز بنویسید
این موارد باید با استفاده از یادداشت‌ها یا برنامه هفتگی‌ایی باشد که شما قبلاً شروع کرده‌اید.
10- در قسمت «من» یا «خودم» در طرف دیگر برنامه هفتگی، هر چیزی که بیش از 8 روز طول می‌کشد را بنویسید
این موارد در بخشی به نام کارهای ثابت قرار می‌گیرند.
11- در طرف دیگر بخش کارهای ثابت، برای هر روز هفته فقط یک ویژگی یا موضوع مهم امور منزل خود را در یک فضا بنویسید
اگر کارهای خیلی مهمی در دست دارید، می‌توانید دو مورد را درج نمایید. اطمینان حاصل کنید که سوراخ‌های برگه‌ها در حال حاضر در سمت راست هستند، در غیر این صورت ویژگی‌های ثابت به‌طور وارونه نوشته می‌شوند.
12- پیشنهاد می‌شود مواردی که اغلب به آنها وقت اختصاص دهید را بنویسید
مواردی چون مردم، مکان‌ها، من، کامپیوتر، پول.
13- با نوشتن کارها در قسمت پایین و سپس بررسی نحوه انجام آن، کنترل خود بر روی کارها را حفظ کنید
14- زمانی که هفته اول شما تمام شد، برنامه بعدی را برنامه‌ریزی کنید
این کار را به همان روشی که برنامه قبلی را انجام دادید، سازماندهی نمایید. برنامه هفتگی قبلی خود را در کنارتان داشته باشید. این کار مانند ساختن یک لیست جدید بر اساس دستاوردهای قدیمی است.
بر موارد ناتمام یا به تعویق افتاده که هنوز هم فکر می‌کنید مهم هستند، تأکید کنید. این موارد را با مداد رنگی قرمز علامت بزنید به این معنی که قصد دارید این کار را حتماً انجام دهید. موارد جدید را با توجه به تحولات جدید و یا پس از تحلیل کامل ارائه دهید. مراقب باشید که خود را فریب ندهید و اقدام به تعویق انداختن کارهای انجام نشده و قدیمی نکنید.
15- از انباشته شدن یادداشت‌های کوچک خودداری کنید
اگر این کار را می‌کنید، این یادداشت‌ها را به رنگ قرمز بنویسید. این کار به شما یادآوری می‌کند که این موارد ضروری هستند؛ علاوه بر این، شما آنها را فراموش نخواهید کرد. سپس، بلافاصله کارهای مذکور را در برنامه هفتگی خود ادغام کنید. یادداشت‌ها را در اطراف خود قرار ندهید. هنگامی‌که یک برنامه هفتگی جدید برنامه‌ریزی کردید، فایل قبلی را در کلاسور بایگانی نمایید.
منبع: چطورپدیا