بخش اول: آماده شدن
1- قبل از مصاحبه در مورد شرکت تحقیق کنید. اگر فرد با اطلاعات قبلی راجع به شرکت و خط مشی کاری آن وارد جلسه مصاحبهشغلی شود، در نهایت تأثیر مثبتی به عنوان یک کاندید از خود به جای خواهد گذاشت. سعی کنید از اهداف شرکت و یا سازمانی که برای درخواست کار به آن مراجعه می‌کنید، مطلع شوید، سبک کاری آن را بفهمید و اطلاعاتی درباره‌ی نحوه‌ی موضع‌گیری شرکت در برابر سایر رقبا کسب کنید.
- سعی کنید از واژگانی استفاده کنید که در صفحه‌ی وب‌سایت شرکت نمایش داده می‌شود. اگر فردی برای یک سمت خدماتی در یک رستوران «تولید به مصرف» درخواست می‌دهد، باید بداند که این عبارت به چه معناست. اگر برای کار سردبیری یک دفتر مجله‌ی دارویی درخواست می‌دهید، می‌بایست تحقیقات جامعی در زمینه داروها داشته باشید.
- دانستن نام مصاحبه‌کننده و جزئیاتی درباره‌ی نقش این فرد در شرکت می‌تواند روند مصاحبه را کمی از حالت رسمی خارج کند؛ که اغلب به شکل‌گیری ذهنیت مثبتی در مصاحبه‌کننده می‌انجامد.
2- سؤالات مشترکی که در همه‌ی مصاحبه‌ها مطرح می‌شود را پیش‌بینی کرده و پاسخ‌های خود را تمرین کنید. سخت‌ترین قسمت مصاحبه، نحوه‌ی پاسخ‌دهی به سوالاتی است که پرسیده می‌شود. مصاحبه‌کننده دوست دارد چه پاسخی بشنود؟ جست‌وجو و تلاش برای پیش‌بینی سؤالات احتمالی به فرد کمک می‌کند که پیش از ارائه‌ی پاسخ‌های خود کمی تمرین کند. سعی کنید جواب‌های صادقانه در عین حال تأثیرگذار ارائه دهید. نمونه‌هایی از سؤالات رایج در جلسات مصاحبه و پاسخ‌های احتمالی به شرح زیر است:
- درباره این شرکت چقدر اطلاعات دارید؟
- چرا فکر می‌کنید گزینه‌ی مناسبی برای این شرکت هستید؟
- چه چیزی برای گروه به ارمغان می‌آورید؟
- زمانی را توصیف کنید که موفق شده‌اید بر یک چالش کاری غلبه کنید.
3- در ذهن خود فهرستی از نقاط ضعف و نقاط قوت مناسب آماده کنید. فکر می‌کنید بزرگ‌ترین چالش این کار برای شما چیست؟ بزرگ‌ترین نقاط قوت و ضعف شما چیست؟ این‌ها سؤالات رایجی است که در یک جلسه مصاحبه پرسیده می‌شوند و مطمئناً جلسه مصاحبه زمان مناسبی برای فکر کردن به آن‌ها و یافتن بهترین پاسخ‌های ممکن نخواهد بود. این پرسش‌ها تقریباً در تمام جلسات مصاحبه از فرد پرسیده خواهند شد.
- گاهی پاسخ خوب و آرمانی به این سؤالات به خودپرستی فرد تعبیر می‌شود. برای ارائه نقاط قوت، جواب «وقتی موضوع، مسئله‌ی کار و برنامه‌ریزی است بسیار منظم و سازمان‌یافته عمل می‌کنم، اما اگر میزم را دیده باشید چنین فکری نخواهید کرد.» این یک پاسخ خوب است. به همین ترتیب، برای نقاط ضعف «دوست دارم مسئولیت‌هایی را به عهده گیرم اما گاهی، وقتی که به کمک نیاز دارم، فراموش می‌کنم از کسی کمک بخواهم» نیز می‌تواند یک پاسخ صادقانه و مؤثر واقع شود.
- اگر برای یک سمت رهبری درخواست می‌دهید، در طول جلسه‌ی مصاحبه تکیه بر توانایی‌های رهبری و اعتماد به نفس بسیار حائز اهمیت خواهد بود. یک نقطه‌ی قوت خوب می‌تواند این نکته باشد، «من در عرضه‌ی دیدگاه خود به افراد و تهییج آن‌ها به سمت هدف مشترک عملکرد مؤثری دارم» و جمله‌ی زیر به عنوان یک نقطه‌ضعف مناسب قابل بیان است «همواره باید به خود یادآوری کنم که سرعتم را کم کرده و در آن واحد تنها یک پروژه را پیش برانم. گاهی اوقات زیاده‌روی می‌کنم».
- اگر برای یک موقعیت کاری سطح پایین درخواست می‌دهید، معمولاً مصاحبه‌کننده از شما نمی‌خواهد توانایی‌های رهبری خود را اثبات کنید. در چنین سطحی، این جمله می‌تواند یک نقطه قوت خوب باشد «من دستورات را به خوبی دنبال می‌کنم و همه چیز را به سرعت یاد می‌گیرم. اگر ندانم کاری را چطور انجام دهم اشتیاق شدیدی به یادگیری و پیشرفت در آن حیطه دارم، بنابراین لازم نیست چیزی را دو بار بپرسم.» و یک نقطه ضعف مناسب می‌تواند چنین باشد «شاید همواره بهترین ایده‌پرداز ممکن نباشم؛ اما کمک به اجرای ایده‌های دیگران برایم خوشایند است».
4- چند پرسش مناسب در ذهن خود آماده کنید. فرد مصاحبه‌کننده معمولاً در اواسط مصاحبه یا پس از اتمام آن از شما می‌خواهد که سؤالات خود را بپرسید. این سؤالات به قدری مهم بوده که ممکن است بسیاری از افرادی که برای اولین بار جلسه مصاحبه را تجربه می‌کنند را از دور خارج کند. سؤال‌های فرد نشان می‌دهد که او چقدر درگیر جریان گفت‌وگو شده است، پس اگر قادر نیستید در لحظه سؤالی طرح کنید از قبل فهرستی از پرسش‌های ممکن را آماده کرده تا در صورت نیاز مطرح کنید. در لیست زیر چند پرسش خوب را مشاهده می‌کنید.
- چقدر کار کردن در اینجا را دوست دارید؟
- نیازمندی‌های یک فرد برای موفقیت در این شرکت به چه ترتیب خواهد بود؟
- بنده با چه کسی بیشتر از بقیه کار خواهم کرد؟
- عملیات روزانه‌ی شرکت از چه قرار است؟
- آیا در این شرکت امکان رشد و ترقی وجود دارد؟
- مزایای حقوقی این کار به چه صورت است؟
5- از کلیشه‌ها دوری کنید. جلسه‌ی مصاحبه فرصتی است که کارفرما بتواند خود واقعی فرد را بشناسد، نه یک نسخه‌ی توخالی و کلیشه‌ای از فرد که سعی می‌کند تا حد امکان با پاسخ «بله، می‌توانم» موقعیت کاری را به هر قیمتی برنده شود. هدف از مصاحبه چاپلوسی، خودنمایی یا صرف ارائه‌ی پاسخ‌هایی که مصاحبه‌کننده دوست دارد بشنود، نیست؛ بلکه هدف ارائه‌ی پاسخ‌های صریح و صادقانه بدون کوچک‌ترین توهینی به هوشمندی فرد مصاحبه‌کننده است. از بیان جملات تکراری جلسات مصاحبه بپرهیزید، جملاتی چون «تنها ضعف من این است که کمال‌گرا هستم» یا «این شرکت نیاز دارد کسی مانند من آن را بچرخاند».
6- تمام اسناد و مدارک ضروری را از قبل آماده کنید. بسته به روند مصاحبه، ارائه‌ی یک کپی اضافه از رزومه کاری، تائید نامه، نمونه کار و در صورت امکان یک معرفی‌نامه می‌تواند مفید واقع شود. تمام مدارک را بررسی کنید که خطای املایی و دستوری نداشته باشند. اگر زمان کافی در اختیار دارید، مدارک را به شخص دیگری بسپارید تا هرگونه اشتباه موجود که نسبت به آن غافل بوده‌اید را بررسی کند.
- آشنایی کامل با مفاد رزومه کاری، رزومه تحصیلی و سایر درخواست‌نامه‌هایی که ارائه می‌شود، بسیار حائز اهمیت است. اگر یادآوری محتویات رزومه برای فرد سخت باشد، این مسئله مشکوک به نظر خواهد رسید؛ بنابراین بهتر است اطمینان حاصل کنید که تمامی نام‌ها، تاریخ‌ها و مسئولیت‌های تشریح شده، کاملاً واضح است.
7- لباس مناسب به تن کنید. لباسی انتخاب کنید که باعث شود حرفهای به نظر رسیده و احساس اعتماد به نفس کنید، لباسی که با نوع کار درخواستی به خوبی مطابقت داشته باشد.
- در اغلب موارد، لباس‌های تیره انتخاب مناسبی برای یک جلسه مصاحبه هستند، مگر اینکه شرایط شغل درخواستی، لباسی ساده و راحت ایجاب کند که در چنین موقعیتی شلوار و یک پیراهن رنگی تمیز گزینه‌ی مناسبی خواهد بود.
بخش دوم: موفقیت در مصاحبه
1- رأس ساعت در محل ملاقات حاضر شوید. هیچ اتفاقی بدتر از تأخیر در یک جلسه مصاحبه نیست. رأس ساعت، آمادهی مصاحبه، در محل حضور یابید. اگر با محل برقراری جلسه آشنایی ندارید، یک روز قبل به آن محل رفته تا مطمئن شوید روز مصاحبه راه خود را گم نخواهید کرد. سعی کنید 10 الی 15 دقیقه زودتر از موعد مقرر به محل برسید تا تأخیرهای ناشی از عوامل احتمالی مانند ترافیک و … را در نظر گرفته باشید.
- در هر حال به خاطر داشته باشید، گرچه حضور در رأس ساعت مقرر بسیار حائز اهمیت است، اما اگر این زود رسیدن از حدی بگذرد تأثیر خوبی در ذهنیت کارفرما نخواهد داشت. اگر به شما گفته‌اند که در یک زمان خاص در آنجا حضور داشته باشید، بدان معنی است که دقیقاً در همان زمان می‌خواهند شما را ببینند، نه 30 دقیقه قبل از آن. اگر می‌خواهید تأثیر خوبی از خود به جای بگذارید، دستورالعمل‌ها را دقیق دنبال کنید.
- در زمان انتظار، خود را به کاری مشغول کنید. یادداشت بردارید یا شرح شغل و اطلاعات شرکت را مجدداً بررسی کنید. اسناد و مدارک را در دست چپ خود نگاه دارید تا به محض آن که فرد مصاحبه‌کننده برای خوش‌آمد‌گویی بیرون آمد، برای ایستادن و دست دادن با او آماده باشید.
2- خودتان باشید. افراد در طول جلسات مصاحبه مضطرب شده و تمایل دارند بهترین حالت خود را ارائه دهد. بدون شک شرایط وحشتناکی خواهد بود؛ اما به خاطر داشته باشید که لازم نیست صرف به دست آوردن آن شغل، لباس به تن کرده و نقش بازی کنید. فقط باید خودتان باشید. تمرکز خود را بر حفظ آرامش و گوش دادن درست به مکالمه‌ای که آغاز می‌شود، متوجه کنید. خودتان باشید.
- مصاحبه‌کننده احتمالاً انتظار اضطراب فرد را خواهد داشت، پس نگران عنوان کردن این مسئله نباشید. گاهی بیان احساس اضطراب آن را رفع کرده و همچنین موجب می‌شود مکالمه‌ی صمیمانه‌تری با فرد مصاحبه‌کننده داشته باشید که خود سبب حفظ ثبات فرد می‌شود. پس از مکالمات کوچک نهراسید.
3- با اشتیاق به صحبت‌ها گوش کرده و توجه کنید. یکی از بدترین اتفاقاتی که در طول یک جلسه مصاحبه ممکن است رخ دهد، آن است که فرد از مصاحبه‌کننده بخواهد سؤال خود را مجدداً تکرار کند، زیرا حواس وی جای دیگری بوده و به صحبت‌های او توجه نداشته است. به ذهن اجازه ندهید با فکر کردن به چیز‌های دیگر در طول مصاحبه صلاحیت شما را زیر سؤال برد. اکثر مصاحبه‌ها بیش از 15 دقیقه طول نخواهند کشید، قطعاً مصاحبه‌ای نداریم که تا یک ساعت و بیشتر به طول انجامد. بر روند مکالمه تمرکز کرده و فعالانه پاسخ دهید.
4- درست نشسته و پشت خود را صاف نگه دارید. کمی به سمت جلو خم شده و با تنظیم زبان بدن به حالتی گشاده و علاقه‌مند به جریان گفت‌وگو، با اشتیاق به مکالمه گوش فرا دهید. زمانی که خود صحبت می‌کنید و زمانی که فرد مصاحبه‌کننده صحبت می‌کند، در هر دو حال به چشمان او نگاه کنید.
- یک ترفند خوب برای جلسات مصاحبه خیره شدن به مرز بین دو چشم مصاحبه‌گر است. او به این ترتیب ابداً متوجه نمی‌شود که به چشمانش نگاه نمی‌کنید و همچنین به فرد کمک می‌کند کمی آرامش خود را حفظ کند. این کار را با دوست خود امتحان کنید، نتیجه شما را شگفت‌زده خواهد کرد.
5- پیش از صحبت، فکر کنید. یکی دیگر از اشتباهات رایج در طول مصاحبه، حرف زدن بیش از حد و سریع است. اصلاً نیاز نیست که فرد تمام سکوت‌‌های ناخوشایند موجود را با حرف زدن‌های بی‌وقفه بشکند؛ به خصوص اگر معمولاً حین صحبت دست‌پاچه می‌شوید، ابداً نیاز به پر کردن این سکوت با حرفهای طولانی نیست. تکیه داده و گوش کنید. بیش از حد از خود نگویید.
- وقتی سؤالی از شما می‌پرسند، نیاز نیست فوراً پاسخ دهید. در حقیقت پاسخ فوری این حس را به فرد القاء می‌کند که گویی به قدر کافی به سؤال پیچیده‌ی او فکر نکرده‌اید. آرام‌تر پاسخ داده و بیشتر فکر کنید. مکثی کرده و بگویید «این سؤال خوبی است، اجازه دهید فکر کنم تا جواب خوبی برای آن بیابم.»
6- نشان دهید که آمادهی انجام هر کاری برای آن شغل هستید. پاسخ کلیدی که فرد را به مراحل بعدی سوق می‌دهد، «بله» است. آیا حاضر به شب‌کاری و کار در تعطیلات آخر هفته هستید؟ «بله». اگر چندین مراجعه‌کننده داشته باشید کماکان احساس راحتی می‌کنید؟ «بله». آیا تجربه کار پرفشار داشته‌اید؟ «بله». اکثر مشاغل برای افراد مبتدی آموزش‌هایی در زمینه‌ی مهارت‌هایی که برای انجام عملیات روزمره ضروری هستند، فراهم می‌کند تا پس از دریافت شغل هر چیزی که با آن آشنایی ندارند را یاد بگیرند. به سرعت خود را نبازید. پس از دریافت کار خرسند باشید تا کم کم با جزئیات کار آشنا شوید.
- درباره چیزی دروغ نگویید. اینکه برای آن موقعیت کاری حاضر به انجام هرکاری باشید، به این معنی نیست که در رابطه با تجربه‌هایی که تاکنون داشته‌اید، بزرگنمایی کرده و یا در ارتباط با موضوعات جزئی دروغ‌هایی بگویید که روز اول کار سبب اخراجتان گردد. اگر تاکنون در طول زندگی خود حتی یک وعده غذا نپخته‌اید، نباید به مدیر آشپزخانه بگویید که یک آشپز فوق‌العاده هستید.
7- در طول مصاحبه، شخصیت واقعی خود را عرضه کنید. به طور کلی، هدف از مصاحبه تنها شناخت خود شما به عنوان یک فرد است. آن‌ها رزومه، تجربیات و ضروریات لازم را روی کاغذ دارند. آنچه درباره آن اطلاعی ندارند، شما هستید.
- یک جلسه‌ی مصاحبه برای بازجویی یا بحث نیست؛ بلکه برای مکالمه است. در این مکالمه مشارکت کنید. هنگامی که مصاحبه‌کننده صحبت می‌کند، به حرفهای او عمیقاً توجه کنید، گوش فرا داده و صادقانه جواب دهید. برخی از افراد هنگامی که می‌بینند مصاحبه‌کننده جلسه را با مجموعه‌ای از سؤال‌های سبک پرسشنامه آغاز نمی‌کند، از دور جلسه خارج می‌شوند.
8- یادداشت بردارید. همیشه یک قلم و کاغذ در کیف یا سامسونت خود داشته باشید تا در صورت لزوم سریعاً از هر چیز که می‌خواهید، نکته بردارید. همچنین بهتر است یک نسخه‌ی اضافه از اسناد و سوابق خود را به همراه داشته باشید تا در صورت نیاز، به آن‌ها رجوع کنید.
- نکته‌برداری فرد را منظم و مشتاق به مکالمه جلوه می‌دهد. همچنین به وی کمک می‌کند جزئیات و اسامی مهم که یادآوری آن‌ها در طول مصاحبه یا زمان تماس برای آگاهی از نتیجه مصاحبه مفید است را به خاطر آورد. مراقب باشید که تنها در صورت لزوم نکات مختصری را یادداشت کنید، نوشتن نکات طولانی حواس فرد را از جریان مکالمه پرت می‌کند.
9- پیگیر باشید. پیشنهاد می‌شود مدت کوتاهی پس از مصاحبه با آن فرد در تماس باشید تا نامتان در خاطر او حفظ شود. اگر به صراحت جواب منفی نگرفته‌اید، برای پیگیری نتیجه‌ی مصاحبه تماس بگیرید. تماس‌های تلفنی معمولاً بی‌پاسخ می‌مانند اما استفاده از ایمیل‌ها و سایر روش‌های ارتباطی ایده خوبی است. از آنجا که بسیاری از شرکت‌ها مراجع زیادی برای پاسخ‌دهی دارند، اطمینان حاصل کنید مرجعی که تماس شما را دریافت می‌کند، آمادهی گرفتن پیام و تحویل آن به کارفرما است.
- با یادداشت‌هایی که در طول مصاحبه برداشته‌اید، خلاصه‌ای از جزئیات مهم آن مصاحبه تهیه کرده تا آن جلسه را بار دیگر در ذهن خود زنده کنید. فراموش نکنید که از مصاحبه‌کننده برای فرصتی که در اختیار شما قرار داده تشکر کنید و حتماً ذکر شود که منتظر خبری از جانب شرکت خواهید ماند.
بخش سوم: پرهیز از اشتباهات رایج
1- با بطری آب به محل مصاحبه نروید. بسیاری از افراد به هر دلیل فکر می‌کنند که بردن یک بطری آب به جلسه‌ی مصاحبه کاری ایده‌ی فوق‌العاده‌ای است. این کار در نظر فرد مصاحبه‌کننده، در بهترین حالت حرکتی غیررسمی و در بدترین حالت بی‌احترامی قلمداد می‌شود. حتی اگر زمان مصاحبه صبح زود بوده یا پیش از شروع آن می‌بایست مدت زیادی منتظر بمانید، کماکان بردن یک بطری آب با خود به محل ملاقات ایده‌ی خوبی نیست.
2- تلفن همراه خود را خاموش کرده و آن را کنار بگذارید. می‌دانید بزرگ‌ترین اشتباه ممکن در عصر ارتباطات چیست؟ یقیناً استفاده از تلفن همراه در طول جلسه‌ی مصاحبه کاری بزرگ‌ترین اشتباه ممکن خواهد بود! تحت هیچ شرایطی در طول جلسه تلفن همراه خود را در دست نگرفته و به آن نگاه نکنید. تا جایی که به فرد مصاحبه‌کننده مربوط می‌شود، شما می‌بایست همچون انسان غارنشینی بوده که تاکنون نام هیچ‌کدام از برنامه‌های موبایل را نشنیده باشد. در طول مسیر تلفن را خاموش کرده و آن را در اتومبیل خود بگذارید. هیچ‌گاه، تحت هیچ شرایطی اجازه ندهید فرد مصاحبه‌کننده تصور کند که برای شخص شما ارسال یک پیام متنی اولویت بیشتری نسبت به این شغل دارد.
3- در ارتباط با حقوق کار صحبت نکنید. جلسه‌ی مصاحبه زمان پرسیدن مزایای کار، امکان افزایش حقوق و یا حتی جای مناسبی برای طرح مسئله‌ی مالی نیست. زمانی که درخواستی برای یک شغل مطرح می‌کنید باید نقطه‌ی تمرکز خود را روی مهارت‌ها و صلاحیت‌های خود قرار دهید.
- گاهی اوقات از فرد می‌خواهند که حقوق پیشنهادی خود را برای آن کار ارائه دهد. بهترین پاسخ ممکن برای این سؤال آن است که حتی مایل هستید با حقوقی پایین‌تر از متوسط حقوق آن موقعیت کاری، خدمت کنید. صریحاً عنوان کنید که نکته‌ی مهم برای شما خود شغل بوده و با حقوق قانونی آن مشکلی نخواهید داشت.
4- به جلسه‌ی مصاحبه همانند یک گفت‌وگو بنگرید، نه یک جلسه‌ی بازجویی. در جلسه‌ی مصاحبه هرگز حالت دفاعی نداشته باشید، حتی اگر احساس می‌کنید پاسخ‌های درخوری به فرد مصاحبه‌کننده نمی‌دهید. قرار است یک جلسه‌ی مکالمه داشته باشید، بنابراین سعی کنید خوبی‌های افراد را در ذهن مجسم کنید. هیچ‌کس به‌عمد با شما دشمنی و مخالفت ندارد. این موقعیت را به عنوان فرصتی برای اثبات خود در نظر گرفته و به جای حالت تدافعی، توضیحات خوب و مناسبی ارائه کنید.
5- از رئیس قبلی خود بدگویی نکنید. به طور کلی از هرگونه نظردهی در مورد همکاران قبلی، سرپرستان و یا دیگر سمت‌های کاری شغل قبلی خود اجتناب کنید. حتی اگر برای یک شغل رقابتی درخواست می‌دهید، خود را چون فردی عالی‌رتبه و یا کسی که همکاری با وی دشوار است، نشان ندهید. در چنین موقعیتی گله و شکایت از شغل قبل کار درستی نیست.
- اگر از شما خواسته شد که دلیل ترک شغل فعلی خود را عنوان کنید، به یک نکته‌ی مثبت اشاره کنید. بگویید «من به دنبال چیزی فراتر از محیط کار کنونی‌ام هستم و دوست دارم شروعی دوباره داشته باشم. به نظر من اینجا یک مکان عالی برای این آغاز دوباره است.».
6- پیش از مصاحبه از کشیدن سیگار پرهیز کنید. حتی اگر گاهی به شکل تفننی سیگار می‌کشید، قبل از مصاحبه شغلی از کشیدن آن اجتناب کنید. طبق مطالعات اخیر، حدود 90 درصد از کارفرمایان افراد غیر سیگاری را به شرط صلاحیت برابر، به افراد سیگاری ترجیح می‌دهند. درست یا غلط، کشیدن سیگار سبب اضطراب و دست‌پاچگی فرد در طول مصاحبه خواهد شد.
7– از نشان دادن شخصیت واقعی خود نهراسید. ریچارد برانسون، رئیس میلیاردر ادعا می‌کند که اکثر کارمندان خود را صرف‌نظر از میزان تجارب و تعدد مهارت‌ها، بر اساس شخصیت آن‌ها استخدام می‌کند. هر شغلی متفاوت بوده و با گذر زمان می‌توان جنبه‌های اصلی آن را فرا گرفت. انسان‌ها همواره می‌بایست در عوض تلاش برای عرضه‌ی نسخه‌ی غیرواقعی خود، شخصیت واقعی خود را نشان داده و به آن مجال درخشش دهند.
منبع:چطورپدیا